Contoh Minit Mesyuarat: Format Penulisan

Antara pembelajaran di luar bilik darjah yang wajib disertai para pelajar adalah aktiviti koko. Penglibatan dalam aktiviti koko dapat membantu pelajar dalam menyediakan kemahiran diri dalam pelbagai perkara di masa hadapan. Salah satu kemahirannya adalah apabila anda dilantik untuk menjadi setiausaha sebuah persatuan atau kelab dan dikehendaki untuk menulis “Minutes of Meeting”. Di bawah dikongsikan Contoh Minit Mesyuarat: Format Penulisan sebagai panduan untuk semua.

Setiap pelajar perlu sedar bahawa segala aktiviti yang telah direncanakan oleh pihak sekolah adalah untuk kepentingan pelajar sendiri. Maka, setiap peluang untuk menyertai aktiviti-aktiviti di dalam ataupun luar bilik darjah perlu digunakan sebaik mungkin. Kejayaan atau kegagalan dalam melaksanakan tugasan adalah perkara yang biasa, iktibar yang dipelajari adalah satu bentuk ilmu yang penting untuk membentuk keperibadian para pelajar.

Contoh Minit Mesyuarat: Format Penulisan

Ikuti perkongsian berkaitan Format Penulisan “Minutes of Meeting” seperti di bawah. Bagi mereka yang kali pertama ditugaskan untuk mencatat minit boleh merujuk format dan contoh-contoh yang diberikan.

Apa itu Minit Mesyuarat?

Ianya merupakan dokumen penting yang merekodkan segala keputusan, perbincangan, dan tindakan yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Dokumen bertulis ini juga menyediakan butiran lengkap tentang perkara-perkara yang telah dibincangkan, keputusan yang diambil, serta tugas yang diberikan dalam sesuatu mesyuarat. Minit ini penting untuk mengekalkan rekod rasmi, mengelakkan salah faham, dan memastikan pelaksanaan keputusan berlaku dengan lancar. Ia juga boleh dirujuk pada masa akan datang oleh semua ahli yang terlibat dalam mesyuarat tersebut.

Ciri-ciri Komponen Penting

Berikut adalah antara ciri-ciri atau komponen penting yang perlu ada dalam setiap minit tanpa mengira sebarang format.

Ucapan atau kata-kata aluan pengerusi mesyuarat
Pengesahan minit mesyuarat atau sebarang pindaan berkenaan mesyuarat sebelum ini
Perkara-perkara/Hal-hal berbangkit sepanjang mesyuarat
Pembentangan kertas kerja/ kertas cadangan/ laporan
Hal-hal lain
Penangguhan mesyuarat

Format Minit Mesyuarat

Sebagai perkongsian yang lebih terperinci, berikut adalah format yang boleh digunakan untuk mencatat dalam apa-apa persatuan, kelab atau oraganisasi

Tajuk Mesyuarat
- Nama dan bilangan mesyuarat
Maklumat Mesyuarat
- Tarikh
- Tempat
- Masa/Hari
Kehadiran
- Nama-nama ahli yang menghadiri mesyuarat perlu disenaraikan bermula dengan nama pengerusi mesyuarat
- Nama jemputan khas yang turut menghadiri mesyuarat juga perlu dicatat
- Nama ahli yang tidak hadir dengan maaf
- Ditulis mengikut kekananan.
- Bezakan Hadir, Hadir Bersama, Tidak Hadir, Turu Hadir dan Urus Setia
Aluan pengerusi
- Catat perkara-perkara penting yang diucapkan oleh pengerusi berkenaan dengan mesyuarat
- Pengerusi akan membuat ucapan tahniah/takziah, berita semasa atau makluman lain
Pengesahan minit mesyuarat
- Sahkan minit yang lepas tanpa pindaan atau jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan tersebut
- Boleh diabaikan jika mesyuarat hanya untuk sekali sahaja
Perkara-perkara berbangkit
- Kandungan utama minit
- Mengikut turutan agenda secara penulisan
- Sekiranya perkara berbangkit memerlukan tindakan, catatkan ahli yang perlu mengambil tindakan
- Laporkan status tindakan berdasarkan keputusan yang telah dibuat
Pembentangan kertas kerja/ kertas makluman/ laporan
- Rekod atau catat bagi mesyuarat tertentu
- Maklumat seperti tajuk kertas kerja, pihak yang menyediakan, tujuan utama, isu-isu yang dibangkitkan, pandangan daripada ahli dan keputusan mesyuarat tentang isu serta tindakan yang bakal diambil
Hal-hal lain
- Rekod perkara di luar agenda mesyuarat
- Sekiranya terdapat tindakan yang diperlukan, pastikan catat masuk ke dalam minit
Penangguhan Mesyuarat
- Catat masa mesyuarat ditangguhkan atau tamat
- Ucapan terima kasih daripada pengerusi mesyuarat
- Jika tarikh mesyuarat akan datang telah ditentukan tariknya, buat catatan

Fomaliti Minit Mesyuarat

Ahli yang ditugaskan untuk mencatat minit perlu mengetahui gaya bahasa dalam penulisan. Ia berdasarkan situasi atau keputusan yang dibuat seperti berikut:

Sebagai contoh “Keputusan dipersetujui oleh setiap ahli-ahli mesyuarat dan bukannya pendapat individu.”
- Mesyuarat bersetuju
- Mesyuarat mengambil maklum
- Mesyuarat memutuskan
- Mesyuarat mengarahkan
Ketetapan/keputusan mesyuarat perlu jelas
- Bersetuju atau menolak
- Meluluskan atau tidak meluluskan
- Memperakukan atau tidak memperakukan
Sistem penomboran, pastikan anda tidak membuat melebihi lima sub perkara

Contoh Minit Mesyuarat

Berikut adalah contoh-contoh yang boleh dijadikan sebagai rujukan untuk penulisan bagi organisasi, persatuan, kelab dan sebagainya.

Contoh 1

Minit Mesyuarat Mingguan Kelab Kesenian Sekolah, 2024
Tarikh: 3 Oktober 2024
Masa: 10:00 pagi hingga 11:30 pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat Sekolah

Hadir:

Encik Ahmad Bin Sulaiman – Pengerusi
Puan Noraini Binti Zulkifli – Setiausaha
Semua ahli jawatankuasa

Tidak Hadir:

Cik Aisyah Binti Harun – Bendahari (Alasan: Kursus luar)

Agenda:

Pembukaan mesyuarat oleh pengerusi.
Pengesahan minit terdahulu.
Perbincangan mengenai program kesenian yang dirancang untuk bulan ini.

Keputusan dan Tindakan:

Program Pameran Seni akan diadakan pada 20 Oktober 2024.
Semua ahli perlu menyiapkan tugasan masing-masing sebelum 15 Oktober 2024.
Puan Noraini bertanggungjawab menyediakan poster promosi.

Hal-hal lain:

Sekolah akan mengambil cuti peristiwa pada 10 Oktober 2024

Penutup

Pengerusi menangguhkan mesyuarat dan menetapkan mesyuarat seterusnya pada 18 Oktober 2024
Mesyuarat ditangguhkan jam 1120 pagi

Disediakan oleh,
Puan Noraini Binti Zulkifli
Setiausaha Kelab Kesenian Sekolah
Tarikh: 4 Oktober 2024

Contoh ke-2

MINIT MESYUARAT KELAB BADMINTON
SEKOLAH KEBANGSAAN KLIA, SEPANG, SELANGOR.
BIL 2 TAHUN 2010
TARIKH: 10 MAC 2010
HARI: RABU
MASA: 1.00 TENGAH HARI
TEMPAT: BILIK SENI

KEHADIRAN:

Pn. Salhawati Yusof
Pn.Rosidah Bt Zainal Abidin
Pn. Rodziah Bt Zakanya
Pn. Sarina Ithnin
Pn.Roslina Bt Ibrahim
En Rhoma Fasla B Alih

TIDAK HADIR:

Pn Siti Azura Bt Nasarudin (cuti bersalin)

AGENDA
1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al Fatihah
1.2 Mengalu-alukan kedatangan guru-guru penasihat Kelab Badminton
1.3 Mengharapkan guru-guru dapat mengagihkan/melaksanakan tugas-tugas seperti yang dirancangkan.

2.0 PENGESAHAN MINIT

2.1 Minit Mesyuarat Persatuan Sains dan Matematik kali pertama 2010 bertarikh 13 Januari 2010 diterima dan disahkan tanpa pindaan.

Dicadangkan oleh: Pn. Rosidah Zainal Abidin
Disokong oleh: En Rhoma Fasla Bin Alih

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

Tiada perkara berbangkit

4.0 AKTIVITI PERSATUAN

4.1 Antara aktiviti yang telah dirancangkan ialah membuat Folio Badminton, Seminar Pendedahan Undang-Undang Badminton dan Perlawanan Persahabatan antara ahli.
4.2 Aktiviti-aktiviti tersebut akan dijalankan pada perjumpaan berikutnya. Tindakan: Guru-guru penasihat

5.0 HAL-HAL LAIN

Semua guru perlu memberi kerjasama untuk menjayakan aktiviti persatuan.
Tindakan/Makluman: Semua guru penashat

6.0 PENUTUP

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.30 tengah hari.

Tarikh: 17 MAC 2010

Disediakan Oleh:
(Pn. Salhawati Yusof)
Guru Penasihat Kelab Badminton.

Disemak Oleh:

Pengerusi Kelab Badminton