Sebagai ibu, bapa atau penjaga para pelajar, pasti terdapat hari di mana pelajar tidak hadir ke sekolah. Hal ini kerana berlaku situasi seperti pelajar sakit, terdapat urusan keluarga dan hal-hal kecemasan serta alasan yang munasabah yang lain. Oleh itu, ibu, bapa atau penjaga digalakkan untuk menulis surat kepada pihak sekolah sebagai makluman ketidak hadiran pelajar. Berikut dikongsikan Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Beserta Alasan untuk panduan semua.
Surat merupakan satu dokumen penting yang menjadi alat komunikasi secara rasmi antara ibu, bapa atau penjaga dengan pihak sekolah. Justeru, menulis surat ketidakhadiran ke sekolah berfungsi sebagai dokumen rasmi yang menjelaskan sebab pelajar tidak hadir dan menjadi rekod untuk pihak sekolah. Tanggungjawab ini dapat memastikan rekod kehadiran pelajar tidak mempunyai masalah dan pihak sekolah sedia maklum dengan keadaan para pelajar sekiranya terdapat peperiksaan atau pentaksiran yang sedang dijalankan.
Koleksi Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Beserta Alasan
Di bawah dikongsikan maklumat berkaitan Contoh Surat Ketidakhadiran Ke Sekolah Beserta Alasan sebagai rujukan. Secara umumnya, surat tunjuk sebab ini adalah surat berbentuk rasmi dan perlu mengikut format-format tertentu kerana ia akan menjadi dokumen rasmi oleh pihak sekolah.
Format Menulis Surat
1. Maklumat Pengirim : Nama penuh ibu, bapa atau penjaga, alamat rumah dan nombor telefon
2. Maklumat Penerima : Nama guru kelas atau pengetua, nama sekolah dan alamat sekolah
3. Tarikh Surat : Tarikh surat ditulis
4. Subjek surat : Nyatakan tujuan surat tersebut, seperti “Surat Tidak Hadir ke Sekolah”
5. Isi Surat: Nyatakan alasan pelajar tidak hadir dan sertakan butiran seperti tarikh, sijil cuti sakit yang diberikan oleh doktor dan sebagainya
6. Penutup : Ucapan terima kasih dan tandatangan ibu, bapa atau penjaga
Tips Menulis Surat
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat dengan baik:
1. Tulis dengan jelas dan ringkas:
Pastikan maklumat dalam surat disampaikan dengan jelas dan ringkas. Anda perlu mengelak daripada menggunakan bahasa yang terlalu rumit.
2. Jujur dalam menulis surat:
Sentiasa berikan alasan yang sebenar untuk ketidakhadiran pelajar. Kejujuran adalah penting untuk memastikan surat anda diterima dan difahami dengan betul oleh pihak sekolah.
3. Sertakan bukti jika perlu:
Jika alasan ketidakhadiran adalah kerana sakit, sertakan sijil sakit daripada doktor. Hal ini akan membantu mengesahkan alasan yang diberikan.
4. Gunakan bahasa yang sesuai:
Pastikan bahasa yang digunakan adalah formal dan sopan. Ini menunjukkan rasa hormat kepada pihak sekolah.
5. Semak semula surat:
Sebelum menghantar surat, semak semula untuk memastikan tiada kesalahan ejaan atau tatabahasa.
Kepentingan Menghantar Surat
Menghantar surat ini adalah penting kerana:
1. Rekod Rasmi:
Surat tersebut akan menjadi dokumen rasmi yang merekodkan alasan ketidakhadiran pelajar. Ini membantu dalam pengurusan rekod kehadiran pelajar oleh pihak sekolah.
2. Mengelakkan Tindakan Disiplin:
Sekolah mungkin akan mengambil tindakan disiplin terhadap pelajar yang tidak hadir tanpa alasan yang munasabah. Surat tidak hadir membantu menjelaskan keadaan sebenar.
3. Komunikasi Antara Ibu Bapa dan Guru:
Surat ini juga berfungsi sebagai medium komunikasi antara ibu bapa dan guru. Ia membantu guru memahami situasi pelajar dan memberi kelonggaran jika perlu.
4. Mematuhi Prosedur Sekolah:
Pihak sekolah mempunyai prosedur rasmi yang berbeza untuk mengendalikan ketidakhadiran pelajar. Menghantar surat membantu mematuhi prosedur ini.
Senarai Alasan Tidak Hadir ke Sekolah
Di bawah adalah senarai alasan yang diterima mengikut sistem APDM yang telah dikongsikan:
- Surat Cuti Sakit
- Mesti mempunyai sijil cuti sakit yang disahkan ke pegawai perubatan
- Wabak/Penyakit
- Covid-19
- Denggi
- Influenza
- Sakit Mata
- Cacar Air
- TIBI
- Batuk Kokol
- Hepatitis
- Masalah Peribadi
- Kesempitan hidup
- Tekanan perasaan/ trauma
- Masalah Keluarga
- Hak penjagaan anak
- Menjaga ahli keluarga sakit
- Kematian ahli keluarga
- Berpindah
- Masalah pengangkutan
- Masalah bekalan air/ elektrik
- Ancaman Keselamatan
- Krisis keluarga
- Ugutan daripada pihak luar
- Buli
- Culik
- Gangguan mistik
- Gangguan seksual
- Bencana Alam
- Tanah runtuh
- Jerebu
- Banjir
- Kemarau
- Panas Melampau
- Pencemaran sisa kimia
- Gangguan bekalan air
- Sebab-sebab lain
- Terlibat dengan kes jenayah
- Terlibat dalam kes trafik
- Urusan rasmi agensi kerajaan
- Upacara keagamaan
- Pertandingan/ aktiviti selain KPM
- Peperiksaan/ ujian selain KPM
- Temujanji hospital/klinik
- Haji/Umrah
Contoh-Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Beserta Alasan
Berikut adalah contoh-contoh surat yang boleh dijadikan panduan oleh penjaga pelajar untuk menulis surat masing-masing:
1) Contoh Surat Kerana Sakit
[Nama Pengirim]
No. 10, Jalan Melati 2,
Taman Bunga Raya,
43000 Kajang,
Selangor.
[Tarikh]
21 Mei 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 5 Cemerlang,
Sekolah Kebangsaan Taman Bunga Raya,
43000 Kajang,
Selangor.
Tuan/Puan,
Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Kerana Sakit
Dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Ahmad bin Ali, murid Tahun 5 Cemerlang, tidak dapat hadir ke sekolah pada 20 Mei 2024 kerana mengalami demam panas. Kami telah membawa Ahmad ke klinik untuk mendapatkan rawatan dan dinasihatkan oleh doktor untuk berehat di rumah selama dua hari.
Berikut saya sertakan sijil sakit dari doktor sebagai bukti.
Kerjasama dan pertimbangan pihak guru amat saya hargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Ali bin Hassan
012-3456789
2) Contoh Surat Kerana Urusan Keluarga
[Nama Pengirim]
No. 15, Jalan Mawar 3,
Taman Seri Indah,
56000 Kuala Lumpur.
[Tarikh]
10 April 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 3 Pintar,
Sekolah Kebangsaan Seri Indah,
56000 Kuala Lumpur.
Tuan/Puan,
Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Pada 9 April 2024
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Nurul Aisyah binti Muhammad, murid Tahun 3 Pintar, tidak dapat hadir ke sekolah pada 9 April 2024 kerana menghadiri majlis perkahwinan saudara terdekat di Johor Bahru. Kami sekeluarga terpaksa ke Johor Bahru untuk menghadiri majlis tersebut yang berlangsung pada hari tersebut.
Segala kerjasama dan pertimbangan dari pihak guru amatlah dihargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Muhammad bin Ismail
019-8765432
3) Contoh Surat Kerana Kematian Ahli Keluarga
[Nama Pengirim]
No. 7, Jalan Kenanga 4,
Taman Putra Perdana,
47100 Puchong,
Selangor.
[Tarikh]
25 Mac 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 6 Bestari,
Sekolah Kebangsaan Putra Perdana,
47100 Puchong,
Selangor.
Tuan/Puan
Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Kerana Kematian Ahli Keluarga
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Syafiq bin Rahman, murid Tahun 6 Bestari, tidak dapat hadir ke sekolah pada 24 Mac 2024 kerana kematian datuk beliau. Kami sekeluarga perlu pulang ke kampung di Kedah untuk menghadiri upacara pengebumian dan memberikan penghormatan terakhir.
Kerjasama dan pertimbangan pihak guru amat saya hargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Rahman bin Zakaria
4) Contoh Surat Kerana Ancaman Keselamatan
[Nama Pengirim]
No. 23, Jalan Merdeka 5,
Taman Patriot,
75000 Melaka.
[Tarikh]
21 Mei 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 4 Harmoni,
Sekolah Kebangsaan Taman Patriot,
75000 Melaka.
Per: Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Kerana Ancaman Keselamatan
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Siti Nur Aina binti Ahmad, murid Tahun 4 Harmoni, tidak dapat hadir ke sekolah pada 20 dan 21 Mei 2024 kerana terdapat ancaman keselamatan yang serius terhadap anak saya.
Saya ingin menjelaskan bahawa pada 19 Mei 2024, kami menerima panggilan telefon yang mencurigakan dan ancaman secara langsung yang mengancam keselamatan anak kami. Kami telah melaporkan perkara ini kepada pihak berkuasa dan dinasihatkan oleh polis untuk memastikan anak kami berada di rumah sehingga situasi ini diselesaikan dan dianggap selamat.
Kami mengambil keputusan ini demi keselamatan Siti Nur Aina dan kami sedang bekerjasama dengan pihak berkuasa untuk menangani situasi ini secepat mungkin. Kami akan memastikan bahawa Siti Nur Aina kembali ke sekolah secepat mungkin setelah ancaman ini dinyatakan tidak lagi berbahaya.
Segala kerjasama dan pertimbangan dari pihak guru amatlah kami hargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Ahmad bin Osman
5) Contoh Surat Kerana Banjir
[Nama Pengirim]
No. 70, Jalan Sejahtera 3,
Kampung Harmoni,
81900 Kota Tinggi,
Johor.
[Tarikh]
21 Mei 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 6 Bijak,
Sekolah Kebangsaan Kampung Harmoni,
81900 Kota Tinggi,
Johor.
Per: Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Kerana Banjir
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Ahmad Faiz bin Mohd Zaki, murid Tahun 6 Bijak, tidak dapat hadir ke sekolah pada 20 dan 21 Mei 2024 kerana kampung kami telah dilanda banjir.
Pada 19 Mei 2024, hujan lebat yang berterusan telah menyebabkan banjir besar di Kampung Harmoni. Rumah kami turut terjejas dengan air banjir yang naik ke paras bahaya. Keadaan ini menyebabkan kami terpaksa berpindah ke pusat pemindahan sementara sehingga air surut dan keadaan kembali selamat.
Oleh sebab itu, Ahmad Faiz tidak dapat hadir ke sekolah kerana kesukaran untuk bergerak dan keadaan yang tidak selamat. Kami sedang berusaha untuk mengatasi situasi ini dan akan memastikan Ahmad Faiz kembali ke sekolah secepat mungkin selepas keadaan kembali pulih.
Segala kerjasama dan pertimbangan dari pihak guru amat kami hargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Mohd Zaki bin Hassan
6) Contoh Surat Kerana Menyertai Pertandingan
[Nama Pengirim]
No. 12, Jalan Cempaka 7,
Taman Maju,
43000 Kajang,
Selangor.
[Tarikh]
21 Mei 2024
Kepada:
Guru Kelas Tahun 5 Dinamik,
Sekolah Kebangsaan Taman Maju,
43000 Kajang,
Selangor.
Tuan/Puan,
Surat Tidak Hadir Ke Sekolah Kerana Menyertai Pertandingan Teakwondo
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, Nurul Huda binti Azman, murid Tahun 5 Dinamik, tidak dapat hadir ke sekolah pada 22 Mei 2024 kerana akan menyertai pertandingan taekwondo peringkat kebangsaan.
Nurul Huda telah terpilih untuk mewakili daerah kami dalam pertandingan taekwondo yang akan diadakan di Stadium Bukit Jalil pada tarikh tersebut. Penyertaannya dalam pertandingan ini adalah sebahagian daripada aktiviti kokurikulum yang diiktiraf oleh pihak sekolah dan juga bagi mengembangkan bakat serta potensi beliau dalam sukan taekwondo.
Kami amat berharap pihak sekolah dapat memberi sokongan dan kelonggaran terhadap ketidakhadiran Nurul Huda pada hari tersebut. Kami juga akan memastikan bahawa beliau menyiapkan semua tugasan dan pelajaran yang tertinggal semasa ketidakhadiran.
Segala kerjasama dan pertimbangan dari pihak guru amat kami hargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
Azman bin Haji Ismail
Rel : maaf di atas ketidakhadiran pelajar, sesi persekolahan, sekolah atas pelbagai alasan, hadir ke sekolah atas,
perlu menghadiri majlis, hargai dan dahului dengan ucapan terima kasih, cuti ketidakhadiran, satu kesalahan, format surat,